Dokumenty magazynowe – Twoje kompendium wiedzy

Prowadzenie magazynu nie ogranicza się wyłącznie do odpowiedniego przechowywania zapasów, komplementowania zamówień, sprawdzania przyjmowanych produktów, czy kontroli nad wydawanymi artykułami. To również zajmowanie się na bieżąco dokumentacją magazynową, która może być zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Co powinieneś wiedzieć? Przygotowaliśmy praktyczne kompendium wiedzy! Prowadząc biznes e-commerce możesz wziąć pod uwagę oddelegowanie obowiązków związanych z obsługą zamówień, w tym magazynowania. Dowiedz się więcej o usłudze InPost Fulfillment i zgłoś się do współpracy przez formularz»

Dokumentacja magazynowa – charakterystyka

Rosnąca konsumpcja i ogromna popularność sklepów internetowych sprawiły, że zwiększa się zapotrzebowanie na nowe przestrzenie magazynowe. Kupujący mają jednak coraz większe oczekiwania, co między innymi wymusza przygotowywanie zamówień do wysyłki w jak najkrótszym czasie – najlepiej jeszcze tego samego dnia. Żaden magazyn nie może jednak funkcjonować bez księgowości, czyli wymaganych dokumentów. Dzięki ich tworzeniu i przechowywaniu praca obiektu przebiega płynnie i bez zakłóceń. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji magazynowej znacząco przyśpiesza przepływ towarów, a przestrzeń staje się uporządkowana. Kiedy musimy coś sprawdzić nie ma z tym najmniejszych problemów – praktycznie od razu docieramy do sedna sprawy. Sytuacja wygląda podobnie w przypadku monitorowania opóźnień lub zaszłości związanych z wydawaniem produktów, o które nie jest trudno. Trzeba pamiętać, że metoda zarządzania dokumentacją magazynową jest regulowana przez prawo na mocy Ustawy z 24 września 1994 o rachunkowości. Jeśli chcemy usprawnić i ulepszyć pracę magazynu, powinniśmy poświęcać większą uwagę przygotowywaniu stosownych dokumentów oraz dbać o porządek w dokumentacji.

Rodzaje dokumentów magazynowych – podział

Wszystkie pisma związane z prowadzeniem magazynu zasadniczo dzielą się według kierunku przepływu towarów. Z tego względu rozróżniamy dokumenty przychodu i rozchodu. Coraz częściej są one wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej, co znacznie upraszcza cały proces. Wszystko za sprawą używania kodów kreskowych, a także nowoczesnych programów komputerowych do zarządzania magazynami. Przybliżmy teraz nieco bliżej dokumenty przychodowe i rozchodowe:

1. Dokumentacja magazynowa - przychodowa

• PZ (przyjęcie zewnętrzne) – to pismo stosowane przy każdym przyjęciu towaru (zarówno odpłatnym, jak i nieodpłatnym). Wystawia je pracownik na podstawie zaświadczenia potwierdzającego daną dostawę. PZ powinno zawierać: numer kolejnego dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, oznaczenie towaru, cenę jednostkową, ilość przyjętych produktów, dane osoby wystawiającej i dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej, podpis dostawcy i odbierającego;

• PW (przyjęcie wewnętrzne) – taki dokument stosuje się przy odbiorze dóbr od osoby, która jest pracownikiem przedsiębiorstwa (nie mamy określonego kontrahenta). Do elementów PW zaliczamy: numer pisma, datę wystawienia, datę przyjęcia materiałów, oznaczenie towaru, cenę jednostkową, ilość przyjętych artykułów, dane wystawiającego, podpis osoby upoważnionej, podpis dostawcy i odbierającego;

• ZW (zwrot zewnętrzny) – dokumentuje zwrot materiału z rozmaitych powodów, musi zawierać: nazwę firmy, numer dokumentu, datę wystawienia, dział, z którego zwracany jest towar, dział, do którego zwracany jest towar, nazwę, ilość i cenę produktów, podpis osoby sporządzającej, podpis jednostki wydającej dostawę oraz podpis pracownika przyjmującego towar;

• MM (przesunięcie magazynowe) – pismo potwierdzające przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa (przychód). Standardowy dokument MM zawiera: dyspozycję, skąd/dokąd, datę wydania dyspozycji, numer magazynowy MM, ID towaru, nazwę produktu, ilość, cenę jednostkową, a także podpisy: pracownika wydającego dyspozycję, osób odpowiedzialnych za wydanie i przyjęcie.

2. Dokumentacja magazynowa – rozchodowa

• WZ (wydanie na zewnątrz) – to dokument wydania towaru z magazynu, kiedy mamy do czynienia ze sprzedażą albo nieodpłatnym przekazaniem. Do jego elementów należą: kolejny numer, data wystawienia, data wydania towaru, oznaczenie wyrobu, cena jednostkowa, ilość, dane wystawcy i odbiorcy oraz podpis osoby upoważnionej;

• RW (rozchód wewnętrzny), czyli potwierdzenie wydania towarów na potrzeby wewnętrzne firmy wystawiane przez osobę wydającą materiał. Pismo składa się z wielu istotnych informacji: kolejnego numeru dokumentu, daty wystawienia, daty wydania i przyjęcia materiału, oznaczenia działu, do którego będzie przypisany koszt, numerów kont: kosztowego i wydziałowego, zapisu dotyczącego danych: skąd pobrano i dokąd przekazano towar, numeru indeksowego, ilości, ceny jednostkowej i wartości w złotówkach, numeru konta syntetycznego, podpisów: osoby upoważnionej oraz dostawcy i odbierającego;

• MM (przesunięcia magazynowe) – dokumentacja potwierdzająca przemieszczanie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz firm – rozchód.

Istotnym dokumentem magazynowym jest także instrukcja określająca organizację oraz technologię pracy magazynu. Informuje ona o tym w jaki sposób powinny być wykonywane konkretne czynności i pełni rolę doskonałego źródła wiedzy w przypadku pytań lub wątpliwości.