Jak uniknąć kasy fiskalnej w sklepie internetowym?

Chcesz zacząć działać w branży e-commerce i sprzedawać produkty online? Zastanawiasz się, czy musisz korzystać z kasy fiskalnej, która dostarcza solidną dawkę kolejnych obowiązków? A może nie trzeba jej posiadać, prowadząc sklep internetowy? Jakie wówczas należy spełnić kryteria? Rozwiejmy  wszystkie wątpliwości i sprawdźmy, jak sprzedaż wysyłkowa ma się do wymogu posiadania kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna przy sprzedaży internetowej – czy jest konieczna?

Kiedy wybieramy się na zakupy stacjonarne, zawsze otrzymujemy paragon będący dowodem zakupu. Inaczej sytuacja wygląda, jeśli chodzi o e-sklepy – w tym przypadku używanie kasy fiskalnej jest dość uciążliwe i czasochłonne. Z drugiej strony, klient ma prawo otrzymać potwierdzenie, że zakupił daną rzecz, co będzie potrzebne np. podczas reklamacji. Zacznijmy zatem od początku, czyli od ustawy o VAT. Głosi ona, że kas fiskalnych muszą używać przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kiedy zajmujemy się tradycyjnym handlem i mamy fizyczny sklep ten obowiązek nie sprawi większych problemów. Jednak prowadząc działalność online, zależy nam na tym, żeby jak najbardziej zoptymalizować proces realizacji zamówień. Dostarczanie paragonu klientom będzie znacząco utrudnione. Jak więc zajmować się sprzedażą wysyłkową bez kasy fiskalnej? Czy jest to możliwe i zgodne z prawem? Mamy dobrą wiadomość: do przytoczonej ustawy VAT dodano uzupełnienie dotyczące zwolnień z obowiązku używania kas rejestrujących. Oznacza to, że nie każdy sklep internetowy ma obowiązek wydawania tradycyjnych paragonów – nie dotyczy to jednak wszystkich platform tego typu.​​​​​​​

Kasa fiskalna a sprzedaż wysyłkowa – kiedy musimy ją mieć?

Istnieją pewne konkretne sytuacje, przy których nie ominiemy obowiązku korzystania z kasy fiskalnej w naszym e-sklepie. Rozporządzenie w § 4 pkt 1 wskazuje na towary wymagające ewidencji sprzedaży:

• gaz płynny,
• części do silników,
• przyczepy i naczepy, również kontenery,
• perfumy oraz wody toaletowe,
• sprzęt fotograficzny, ale z wyłączeniem części i akcesoriów,
• nadwozia do pojazdów silnikowych,
• wyroby tytoniowe i alkoholowe,
• zapisane oraz niezapisane nośniki danych cyfrowych, a także analogowych,
• silniki spalinowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów,
• części oraz akcesoriów do pojazdów silnikowych (jednak z wyłączeniem motocykli),
• silniki spalinowe tłokowe wewnętrznego spalania,
• sprzęt radiowy, telewizyjny, a także telekomunikacyjny z wyłączeniem lamp elektronowych, części, urządzeń przeznaczonych do operowania dźwiękiem lub obrazem i anten,
• produkty używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych.

Sklep internetowy bez kasy fiskalnej – kiedy jest to możliwe?

Jak widać, wymóg ewidencji sprzedażowej w e-sklepach dotyczy specyficznych towarów. Jeśli nie oferujemy swoim klientów produktów z listy powyżej, możemy uniknąć wydawania paragonów, jeżeli:

• nasz obrót wynosi mniej niż 20 000 zł rocznie,
• prowadzimy dostawy w systemie wysyłkowym, a zapłata za zakupy następuje wyłącznie przelewem  na konto bankowe (dotyczy to również kart kredytowych).

Pierwszy punkt odnosi się do wszystkich sklepów – również stacjonarnych. Dla handlowców działających w branży e-commerce ważniejszy będzie jednak punkt drugi, w którym nie obowiązują żadne limity rocznego przychodu. Nic się zatem nie stanie, gdy przekroczymy 20 000 zł rocznie. Co dokładnie mówią przepisy? Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli:

• otrzymują całą sumę za towar za pośrednictwem poczty, banku, lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na wyznaczony rachunek bankowy,
• z ewidencji lub innych dowodów dokumentujących zapłatę jasno wynika, jakiej czynności dotyczyła oraz na czyją rzecz została przeprowadzona (są tu potrzebne dane nabywcy wraz z jego adresem).

Chcesz zrezygnować z kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej? W takim razie zadbaj o to, żeby klienci zawsze wpłacali pieniądze na Twoje konto bankowe z prawidłowym opisem przelewu i otrzymywali zamówienie za pośrednictwem kuriera. Twoim obowiązkiem będzie prowadzenie ewidencji, która pozwoli powiązać płatność z zamówieniem.

Sklep internetowy bez kasy fiskalnej – jak zastosować zasady prawne w praktyce?

Uzupełnienie do ustawy VAT umożliwiające zwolnienie z konieczności operowania kasą fiskalną wydaje się doskonałą opcją dla większości przedsiębiorców e-commerce. Jak jednak wprowadzić te zasady w życie? Wcale nie będzie to trudne. Wystarczy:

• nie przyjmować płatności od kupujących w formie gotówkowej,
• nie zezwalać na osobisty odbiór zakupionych towarów,
• przygotować właściwe dokumenty – czyli stworzyć ewidencję i dopilnować wprowadzania prawidłowych opisów na przelewach.