Kiedy w firmie kasa fiskalna nie jest konieczna?

Prowadzenie sprzedaży to czynność, która niesie ze sobą wiele zadań. Największym – i prawdopodobnie najbardziej czasochłonnym – jest ewidencjonowanie za pomocą kasy fiskalnej. Na szczęście wiele firm nie musi martwić się obowiązkiem posiadania kasy, z racji zwolnień, jakie zawarte są w naszym prawie. Kiedy więc kasa fiskalna nie jest konieczna?

Kasa fiskalna to urządzenie, które pozwala rejestrować sprzedaż. Dzięki niej każda transakcja jest udokumentowana, co znacznie ułatwia uwierzytelnianie obrotu ze sprzedaży. Obecnie w większości firm kasy są na bardzo zaawansowanym poziomie – nie trzeba wbijać zbędnych kodów, wystarczy zeskanować kod kreskowy, a komputer sam odczytuje, jaki produkt i w jakiej cenie jest sprzedawany. Kasę fiskalną zazwyczaj dobiera się do rodzaju usług, oferowanych przez firmę.

Jednak w przepisach prawnych istnieje wiele ustępstw, dzięki którym przedsiębiorcy nie muszą ściągać na swoje barki ciężaru posiadania kasy fiskalnej. Ich działalność prowadzona jest w pełni legalnie, nawet wtedy gdy nie ewidencjonują sprzedaży na tym urządzeniu. Kiedy więc nie trzeba nabywać kasy?

Kto nie musi mieć kasy fiskalnej?

Zwolnienie z posiadania kasy rejestrującej dotyczy przede wszystkim sprzedaży na rzecz firm, instytucji oraz placówek prowadzących działalność gospodarczą – nie dotyczy więc osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Jednak i od tej reguły istnieją pewne wyjątki.

Rozporządzenie Ministerstwa Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących bardzo szczegółowo określa grupę przedsiębiorców, która może prowadzić sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych bez konieczności posiadania kasy fiskalnej. Wśród przepisów znajdują się te, które dotyczą zwolnienia podmiotowego oraz zwolnienia przedmiotowego.

• Zwolnienie podmiotowe – przysługuje wtedy, gdy limit obrotów ze sprzedaży nie przekroczy 20 000 tysięcy złotych w trakcie roku.
• Zwolnienie przedmiotowe – ta grupa określa szereg czynności, które nie podlegają konieczności rejestrowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Wśród nich znajdują się m.in. czynności notarialne, usługi telekomunikacyjne, usługi ubezpieczeniowe i finansowe, usługi związane z obsługą rynku nieruchomości.

Sprzedaż wysyłkowa, a kasa fiskalna

Zwolnienia z konieczności prowadzenia kasy rejestrującej dotyczą także sprzedaży prowadzonej online. Jednak e-sklep musi spełniać pewne określone normy, dzięki którym będzie mógł zrezygnować z tej formy ewidencji:

• sprzedaż musi odbywać się tylko i wyłącznie w formie wysyłkowej,
• klient musi opłacić swoje zamówienie poprzez przelanie całej kwoty na rachunek bankowy sprzedającego (nie ma możliwości płatności gotówką za zakupione rzeczy),
• prowadzona przez sklep ewidencja sprzedaży musi wskazywać na konkretną czynność i nabywcę towaru,
• obrót nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych za poprzedni rok.

Kiedy kasa fiskalna staje się obowiązkowa?

W przypadku, gdy roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i prywatnych (rolników zryczałtowanych) wyniesie więcej niż 20 tysięcy złotych, kasa fiskalna staje się obowiązkiem. Dodatkowo takie zwolnienie nie obejmuje szeregu czynności oraz przedmiotów, które podlegają sprzedaży. Wśród nich są m.in. dostawy gazu, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, perfum czy wyrobów tytoniowych i alkoholu. Wszystkie czynności i produkty, które nie podlegają zwolnieniu (bez względu na obrót), zostały wymienione w Rozporządzeniu Ministra Finansów.

Widoczne jest, że z biegiem lat coraz więcej usług oraz towarów podlega konieczności ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Choć wciąż obowiązują normy, które umożliwiają pominięcie tej czynności, ich wpływy oraz zasięgi są coraz bardziej ograniczane. Trzeba więc przygotować swoje przedsiębiorstwo na konieczność zakupu kasy. Warto również wspomnieć, że zgodnie z ustawą podpisaną przez prezydenta, od 2020 roku rozpocznie się wymiana elektronicznych kas na kasy fiskalne online.

Kasa fiskalna – czy warto?

Choć prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej wiąże się z wieloma obowiązkami, nie można zaprzeczyć, że taka forma dokumentacji jest mniej podatna na błędy. Dzięki niej istnieje możliwość dokładnego sprawdzenia i kontrolowania obrotów oraz ilości transakcji, które są realizowane. Choć nabycie urządzenia jest dość drogim przedsięwzięciem, warto zapoznać się z ulgami na zakup kasy fiskalnej.

Chcąc prowadzić firmę bez konieczności posiadania kasy, trzeba bezwzględnie przestrzegać wszystkich norm prawnych, które pozwalają na zwolnienie z jej wykorzystywania. Warto pamiętać, że zmieniają się one z roku na rok, dążąc do wprowadzenia powszechnego obowiązku używania kasy fiskalnej. Jeżeli więc planujesz otworzyć firmę, koniecznie sprawdź, czy oferowane przez Ciebie usługi nie wymagają prowadzenia ewidencji fiskalnej.