Kod EAN – dlaczego jest tak ważny? Do czego służy?

Każdy z nas spotyka się z kodami kreskowymi. Pojawiają się one na  produktach, które kupujemy w sklepach, ale najczęściej nie zdajemy sobie sprawy z ich istnienia. Kod kreskowy jest najczęstszą formą kodu EAN-13, który ma za zadanie identyfikować towary. Jak uzyskać kod EAN i czemu służy?

Numer EAN – co to jest?

Kody EAN produktów, które składają się z jasnego tła z ciemnymi elementami i rzędem cyfr, można znaleźć na różnego rodzaju produktach w sklepach na całym świecie. Są one powszechnie stosowane w handlu i logistyce. Pozwalają przede wszystkim zautomatyzować i zoptymalizować procesy pracy i to dzięki nim można szybko odczytywać informacje na temat produktów. 

EAN, inaczej Europejski Kod Towarowy (z ang. European Article Number) jest kodem kreskowym, który został opracowany na bazie kodu UPC. Oba te systemy zostały ujednolicone jako GTIN w 2005 roku przez organizację GS1 – organizacja ta zajmuje się opracowywaniem i utrzymywaniem globalnych standardów; jednym z najbardziej znanych jest właśnie kod kreskowy. Kody EAN znajdują się na produktach bądź ich opakowaniach. Przede wszystkim są sporym ułatwieniem dla producentów, dostawców oraz sprzedawców. Taki system pomaga znaleźć poszukiwany produkt, a do tego eliminuje możliwość wystąpienia jakichkolwiek błędów podczas wprowadzania, czy odczytywania danych. Zwykle trzy pierwsze cyfry kodu EAN oznaczają kraj, w którym został wydany kod towaru – dla Polski jest to numer 590.

Kody są stosowane do identyfikacji pojedynczych i zbiorczych opakowań. Cyfra kontrolna EAN-13 ma więcej liczb i jest używana m.in. do kodowania numerów ISBN książek, czasopism oraz multimediów.

Jakie są wersje kodu EAN?

Skoro już wiemy, co to jest EAN, czas poznać jego warianty. Co prawda istnieje kilka wersji kodu EAN produktu, jednak najczęściej stosuje się standard 13-cyfrowy.

• EAN-13 (GTIN-13) – zawiera 12 cyfr danych oraz jedną cyfrę kontrolną;
• EAN-8 (GTIN-8) – jest przydatny w przypadku niewielkich opakowań, na których nie zmieściłby się EAN-13. Zawiera 7 cyfr danych oraz jedną cyfrę kontrolną;
• EAN-128 (GTIN-128) – ma zmienną liczbę znaków alfanumerycznych oraz jedną cyfrę kontrolną;
• EAN-14 (GTIN-14) – składa się z 13 cyfr danych oraz jednej cyfry kontrolnej.

Struktura kodu EAN

Cyfry, które występują w kodzie GTIN-13, nie są przypadkowe. Każdy kod jest unikalny, a w jego skład wchodzą cztery istotne elementy: prefiks GS1, kod producenta lub dystrybutora, kod produktu oraz cyfra kontrolna. Trzy pierwsze cyfry informują, w jakim kraju jest zarejestrowany producent towaru. Jednak nie oznacza to, że dany produkt został tam wyprodukowany. Firmy, które są zarejestrowane w GS1 mogą prowadzić produkcję na całym świecie. Czasami można też spotkać się z kodami, które zaczynają się od 0. Wtedy mamy do czynienia z 12-cyfrowymi kodami UPC (na początku dodana jest cyfra 0).

Następna część po prefiksie to kod producenta lub dystrybutora. Może on składać się z 4 do 8 cyfr, czyli ma zmienną długość. Każdy producent ma przypisany swój kod, który jest niepowtarzalny, a wszystkie wytworzone produkty są opatrzone tym samym numerem.

Kolejnym elementem jest kod produktu. Jego długość również może się różnić: zwykle zawiera od 1 do 5 cyfr. Umieszczanie go na konkretnym produkcie należy do zadań producenta (po uzyskaniu zgody od GS1).

Cyfra kontrolna służy do weryfikacji całości. Sprawdza, czy numery są poprawne, a obliczana jest według konkretnego wzoru, z pozostałych cyfr numeru EAN.

Jak uzyskać kod EAN i dlaczego jest ważny?

Kody EAN nie są obowiązkowe, ale to bardzo istotne elementy w sprzedaży. Przykładowo, jeżeli chcemy założyć markę biżuteryjną i podbić zarówno rynek polski, jak i światowy, musimy dobrze zorganizować sobie pracę. Aby nie pogubić się w całym systemie sprzedaży – przy zamówieniach czy sprawdzaniu cen, powinniśmy ubiegać się o numer EAN. Kod kreskowy pozwala na to, by wydać towar z magazynu oraz przypisać ceny przy kasie. Bez kodów EAN firmy produkcyjne nie poradziłyby sobie z identyfikacją, a sklepy nie mogłyby normalnie funkcjonować. 

GTIN-13 to numer znajdujący się tuż pod kodem EAN-13. Ma wiele zalet zastosowania, a jedną z nich jest to, że chroni przed wszelkimi podróbkami. Ponadto poprawia widoczność oraz konwersję produktu w wyszukiwarce Google, oraz pomaga w dopasowaniu reklam w internecie do preferencji klientów. Uczestnictwo w systemie GS1 umożliwia również łatwiejsze wycofanie wadliwego produktu, automatyzację logistyki oraz szybsze dostosowanie się do oczekiwań odbiorcy.

Kody EAN są bardzo wygodnym rozwiązaniem i należy wiedzieć, że to opcja wymagana przez sieci handlowe. Stają się one obowiązkowe w systemie sprzedaży online (może to być np. platforma eBay lub Amazon). Od niedawna kod EAN jest także obowiązkowy na Allegro. Oznacza to, że bez niego nie można wystawić nowej oferty, wprowadzić zmian w trwającej już ofercie, czy ją wznowić.

Jeżeli firma chce uzyskać kod EAN, musi zarejestrować się w GS1 Polska (warto pamiętać, że ta organizacja jest jedynym źródłem legalnych kodów). Na początek należy złożyć wniosek z danymi firmy oraz wnieść opłatę rejestracyjną. W ciągu 3 dni od zaksięgowania wpłaty otrzymamy kody dla naszych produktów.