Przedsiębiorco dowiedz się, na czym polega RODO

Ochrona danych osobowych to temat, o którym było głośno jakiś czas temu – wszystko z powodu wcielenia w życie rozporządzenia RODO dotyczącego wszystkich właścicieli firm. Nie tylko dużych korporacji, ale także jednoosobowych działalności gospodarczych. Na czym dokładnie polega RODO w praktyce? Jak do nowych przepisów dostosować swój sklep internetowy lub inny biznes? Z tymi pytaniami postaramy się rozprawić.

​​​​​​​

Dane osobowe – co trzeba o nich wiedzieć?

Nowe technologie i szybki rozwój sektora e-commerce zmieniły podejście konsumentów do robienia zakupów. Aby móc zrealizować zamówienie, właściciele potrzebują niezbędnych danych klienta: imienia, nazwiska, e-maila czy adresu zamieszkania potrzebnego do dostarczenia przesyłki. Dane osobowe są więc zbiorem informacji, dzięki którym możemy bez problemu zidentyfikować konkretną osobę. Zanim Unia Europejska postanowiła zacząć prace nad ustalaniem nowych przepisów w zakresie przetwarzania oraz ochrony danych osobowych nie było wiadomo, jak do tej kwestii podejść. Nie istniały bowiem żadne konkretne regulacje, a nasza rzeczywistość bardzo mocno się zmieniła za sprawą Internetu. Wiele firm zaczęło budować swój model biznesowy w oparciu o zbieranie danych osobowych, których pozyskanie z pomocą sieci stało się niezwykle łatwe. Proces ten nabrał jeszcze większego rozpędu wraz z rosnącą popularnością urządzeń mobilnych. Śledzenie zachowań konsumentów działa więc na ogromną, światową skalę, a sami użytkownicy są często nieświadomi zagrożeń, jakie wiążą się z pozyskiwaniem ich danych osobowych. Każdy z nas jest w pewien sposób profilowany na podstawie informacji, które zbierają o nas aplikacje, wyszukiwarki, media społecznościowe czy systemy geolokalizacji.

Na czym polega system RODO?

Kradzież wrażliwych danych osobowych zdarza się często. Przed ustanowieniem przepisów RODO tego typu sytuacje były właściwie na porządku dziennym. Nierzadko brakowało też odpowiednich zabezpieczeń chroniących przed cyberprzestępcami – wyciek informacji o konsumentach traktowało się raczej jako ryzyko biznesowe. W końcu Unia Europejska postanowiła coś z tym zrobić i w 2018 roku do polskiego prawodawstwa weszły w życie przepisy RODO. Rozporządzenie nałożyło na przedsiębiorców (internetowych i nie tylko) restrykcyjne wymogi dotyczące gromadzenia oraz przetwarzania danych osobowych. Każda firma musi się do nich bezwzględnie dostosować, aby działać zgodnie z prawem. Do najważniejszych obowiązków właścicieli firm związanych z RODO zaliczamy:

• konieczność przeszkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i przepisów RODO;
• wymianę dotychczasowych klauzul i papierowych formularzy odnoszących się do przechowywania, a także przetwarzania danych osobowych – ich treść po wprowadzeniu RODO znacznie się rozszerzyła;
• każdorazowe uzyskiwanie zgody kupujących na przetwarzanie wrażliwych informacji – tylko i wyłącznie w odniesieniu do konkretnego procesu biznesowego;
• wdrożenie wielu specjalnych rozwiązań mających na celu zmaksymalizowanie bezpieczeństwa wszystkich transakcji, do których potrzebne są dane osobowe klientów.

Jeśli przedsiębiorca zignoruje rozporządzenie RODO i nie wprowadzi wymaganych zmian, otrzyma wysoką karę finansową, która może nawet doprowadzić do zamknięcia działalności. Głównym zamierzeniem wprowadzenia przepisów RODO było wymuszenie na firmach oraz organizacjach większej przejrzystości, odpowiedzialności za podejmowane decyzje i dbałości o cyberbezpieczeństwo.

RODO w praktyce – niezbędne środki bezpieczeństwa danych

Prowadzisz biznes i zastanawiasz się, co zrobić, aby jak najlepiej zabezpieczyć wrażliwe informacje o swoich klientach? Zależy Ci na tym, żeby działać zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem RODO? W celu ochrony danych osobowych możesz:

• wdrożyć skuteczne zabezpieczenia informatyczne;
• dobrze przeszkolić pracowników, żeby nabyli wiedzę w zakresie ochrony danych osobowych i potrafili zastosować ją w codziennej pracy;
• w odpowiedni sposób przechowywać dokumenty papierowe i zabezpieczyć je przed dostępem osób niepowołanych;
• na bieżąco prowadzić ewidencję pracowników mających dostęp do danych osobowych klientów;
• podpisywać stosowne umowy z partnerami, którym powierzasz informacje o kupujących w celu realizacji zamówienia i nie tylko.

Ważna informacja: przepisy RODO nie określają jednoznacznie, jakie czynności musisz wykonać, żeby dostosować swoją firmę  do wymogów zawartych w przepisach. Wszystkie działania, jakie w tym celu podejmiesz, będą zależały wyłącznie od Ciebie, co jest dobrą wiadomością, ponieważ możesz bez problemu dostosować je do charakteru swojego biznesu i podejść do zadania elastycznie. Musisz pamiętać jedynie, żeby nie były one sprzeczne z rozporządzeniem RODO. 

Postaraj się zbierać jak najmniej danych o swoich klientach – proś wyłącznie o informacje niezbędne do przeprowadzenia transakcji. Pamiętaj, że nie wolno Ci wykorzystywać zebranej bazy do celów marketingowych bez wyraźnej zgody każdej zarejestrowanej w bazie osoby.