Sklep internetowy a kasa fiskalna. Co musisz wiedzieć?

Obecnie coraz chętniej kupujemy rzeczy przez Internet. Forma zakupów online wiąże się nie tylko z korzystnymi cenami, ale również łatwo dostępnym towarem i szybką wysyłką. Stąd też powstaje coraz więcej e-sklepów. Jednak w dalszym ciągu dużo kontrowersji budzi związek między sprzedażą internetową a posiadaniem kasy fiskalnej. Kiedy więc sklep jest zwolniony z jej posiadania, a kiedy konieczne staje się jej nabycie? Sprawdźmy!

Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna to bardzo często poruszany temat. Ewidencja sprzedaży za jej pomocą wiąże się z dużą ilością obowiązków, związanych nie tylko z wystawianiem dokumentów, ale również ich przechowywaniem. Warto wspomnieć, że normy stanowiące o konieczności posiadania kasy fiskalnej, dotyczą wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie posiadają własnej działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (osób prywatnych).

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

Istnieje jednak szereg przepisów, pozwalających uniknąć konieczności posiadania kasy fiskalnej. Stąd też pojawia się pytanie, kiedy więc sklep internetowy nie musi prowadzić takiej ewidencji?

• gdy sprzedaż dotyczy firm, instytucji oraz placówek prowadzących działalności gospodarcze (czyli nie jest skierowana do osób fizycznych, nieposiadających działalności gospodarczej ani do rolników ryczałtowych),
• jeśli sprzedaż odbywa się tylko i wyłącznie w formie wysyłkowej,
• kiedy klient opłaca swoje zamówienie, przelewając całą kwotę na rachunek bankowy sprzedającego (nie istnieje możliwość płatności gotówką za zakupione rzeczy),
• kiedy prowadzona przez sklep ewidencja sprzedaży wskazuje na konkretną czynność i nabywcę towaru,
• gdy obrót nie przekracza 20 tysięcy złotych za poprzedni rok.

Zwolnienie z prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej może być związane także z przedmiotami, które ma w swojej ofercie dany sklep internetowy. Zalicza się do nich m.in.: usługi telekomunikacyjne, finansowe, ubezpieczeniowe czy usługi nieruchomościowe. Wszystkie czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania zostały wymienione w załączniku do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów.

Co więcej, za zwolnione od konieczności wydruku fiskalnego, uznaje się również transakcje realizowane przez pośrednika  m.in. PayPal, PayU czy Przelewy24. Obsługa takich przelewów jest w całości realizowana za pośrednictwem banku lub systemu płatności online, dzięki czemu przetransferowane środki trafiają bezpośrednio na konto sprzedawcy.

Sprzedaż za pobraniem

Podobnie wygląda sprawa ze sprzedażą, w której klient zobowiązuje się do zapłaty przy odbiorze zamówionego towaru. Wtedy jednak pośrednikiem między sprzedającym a kupującym jest firma kurierska lub poczta. Pieniądze, przyjęte przez osobę nabywającą towar – może być to transakcja kartowa bądź gotówkowa – zostają przekazane bezpośrednio na rachunek bankowy sprzedającego.

Należy jednak pamiętać, że zarówno transakcje, w których pośredniczy system płatności online, jak i te, w których pośrednikiem jest firma kurierska bądź poczta, trzeba odpowiednio udokumentować. Prowadzona ewidencja powinna uwzględniać wszystkie dokonane transakcje oraz płatności, jakich dotyczyła.

Kiedy należy nabyć kasę fiskalną?

Jednak, jak to zazwyczaj bywa, od każdej reguły pojawia się jakiś wyjątek. Konkretniej podlegają mu pewne produkty, do których sprzedaży wymaga się wystawienia dowodu zakupu za pomocą kasy fiskalnej. Zostały one wymienione w §4 rozporządzenia i należą do nich m.in. sprzęt elektroniczny, części i akcesoria do pojazdów silnikowych czy perfumy.

Dodatkowo obowiązek korzystania z kasy fiskalnej przy sprzedaży online pojawia się w chwili, gdy:

• klient otrzymuje możliwość odbioru osobistego zamówionych przedmiotów (nie zalicza się to do sprzedaży wysyłkowej),
• istnieje możliwość opłacenia gotówką zakupionych rzeczy,
• kiedy w asortymencie znajdują się produkty wymagające ewidencji za pomocą kasy fiskalnej.

Przepisy zwalniające z konieczności korzystania z kasy fiskalnej są bardzo ograniczone i dotyczą wyłącznie wąskiego zakresu usług.

Brak kasy fiskalnej a dokument sprzedaży

Jeżeli spełniasz powyższe warunki, a prowadzony przez Ciebie e-biznes nie wymaga posiadania kasy fiskalnej, warto zastanowić się, w jaki sposób wystawisz klientowi dokument sprzedaży. Trzeba zaznaczyć, że jest to obowiązkowe. W takiej sytuacji istnieją dwa rozwiązania – wystawienie faktury imiennej lub wygenerowanie dowodu sprzedaży (rachunku). Dokument zazwyczaj dołącza się do wysyłanych przedmiotów.

Dodatkowo osoby prowadzące internetową wysyłkę zobligowane są do udostępnienia Urzędowi Skarbowemu swojego numeru rachunku bankowego. W razie konieczności lub wątpliwości, urząd ma możliwość prześwietlenia wykonywanych na koncie transakcji.

Czy warto posiadać kasę fiskalną?

Choć z prowadzeniem ewidencji za pomocą kasy fiskalnej wiąże się dużo papierkowej roboty, często jest to opłacalna forma prowadzenia rozliczeń. Dzięki temu finanse firmy są w pełni kontrolowane. Największą zaletą jest jednak brak konieczności przejmowania się wszelkimi normami i ustępstwami. Pozwala to na prowadzenie e-biznesu bez konieczności analizowania przepisów oraz zmian, jakie zachodzą w nich na przestrzeni lat.