Wyzwania związane ze zmianą struktury kosztów stałych na zmienne – fulfillment

W niemal każdym biznesie przychodzi taki moment, kiedy w ramach modelu operacyjnego potencjał rozwoju zostaje wyczerpany. Właściciel staje wówczas przed wyborem: utrzymanie poziomu sprzedaży i obserwowanie powolnej ucieczki klientów do konkurencji, albo wejście z operacjami na kolejny, wyższy poziom. To właśnie decyzja o dalszym skalowaniu jest momentem, kiedy warto rozważyć alternatywę dla rozbudowy własnej logistyki w postaci outsourcingu operacji do profesjonalnej firmy świadczącej usługi fulfillment.

Potencjał rynku usług fulfillment

Pierwsze poważne badania tego rynku przeprowadzone zostały w 2020 roku przez Instytut Logistyki i Magazynowania na zlecenie GS1 i opublikowane zostały w raporcie „Fulfilment w e-commerce”. Na ich podstawie można oszacować potencjał rynku usług fulfillment i określić grono potencjalnych odbiorców oferty operatorów logistycznych.

Raport wskazuje, że ponad 40% sklepów e-commerce wysyłało w badanym okresie ponad 500 paczek miesięcznie, a jednocześnie 70% z nich ma asortyment większy niż 500 indeksów magazynowych. Jednocześnie – mimo, że większość badanych firm deklarowało posiadanie własnej powierzchni magazynowej – to ponad 70% z nich wskazywała także na dużą sezonowość biznesu, wpływającą na płynność operacji.

​​​​​​​​​

Autor: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania na zlecenie GS1 Polska pod

merytoryczną opieką dr hab. Arkadiusza Kawy, źródło: https://gs1pl.org/app/uploads/2022/02/Raport_fulfilment_v3.pdf

Badanie obejmowało także sklepy już korzystające z usług operatorów logistycznych i blisko 98% badanych oceniała zadowolenie ze współpracy z dostawcą usług fulfillment na 4 lub 5 w skali pięciostopniowej.

Wśród najczęściej wskazywanych korzyści ze współpracy z operatorem fulfillment wymienić można:

• oszczędność czasu
• zwiększenie jakości usług logistycznych
• wygoda
• większe możliwości rozwoju[1].

Sytuacja, kiedy mamy do czynienia ze stosunkowo dużym potencjałem i dużym zadowoleniem e-sprzedawców korzystających już z usług operatorów dość słabo jednak koreluje z migracją właścicieli e-biznesu z magazynów własnych do magazynów fulfillment. Co prawda boom na e-commerce związany z ograniczeniami pandemicznymi w handlu tradycyjnym wyraźnie pobudził zainteresowanie tego typu usługami, jednak nadal trudno mówić o skali porównywalnej z krajami Europy Zachodniej.

Przyczyn tego stanu rzeczy można upatrywać między innymi w:

• nadal stosunkowo niskim poziomie świadomości istnienia fulfillmentu wśród e-sprzedawców

• braku zaufania do tego typu usług, wynikający pośrednio z braku świadomości
• braku drobiazgowych analiz kosztów logistycznych w przedsiębiorstwie
• braku możliwości ogólnodostępnego porównania kosztów własnych do potencjalnych kosztów operacji w centrum fulfillment

Koszty logistyczne w przedsiębiorstwie

Patrząc od strony ścisłych wyliczeń, praktycznie wszystkie koszty w firmie mają charakter zmienny (może poza abonamentem za usługi teleinformatyczne lub czynsz za magazyn wyrażony w PLN). W logistyce e-commerce zwyczajowo jednak przyjmuje się podział na koszty stałe (niezależnie od ilości zamówień) i zmienne (związane ściśle z ilością operacji).

Koszty stałe w logistyce e-commerce to zwykle:

• wynagrodzenia osób na umowach o pracę
• koszty obsługi zatrudnienia (obsługa kadrowa, szkolenia, BHP)
• koszty czynszu za powierzchnie magazynową wraz z opłatami eksploatacyjnymi
• koszty mediów (energia, woda, ogrzewanie, Internet) – co do zasady mogą być to koszty zmienne w czasie, natomiast w stopniu znikomym są powiązane z ilością zamówień
• koszty ubezpieczenia i ochrony

Do kosztów zmiennych w logistyce e-commerce zaliczamy:

• koszty opakowań
• koszty wypełniaczy, taśm klejących, etykiet i wydruków
• koszty wysyłek kurierskich i zwrotów
• koszty wynagrodzeń pracowników czasowych/agencji pracy
• koszty premii pracowniczych, o ile naliczane są w oparciu o ilość zrealizowanych zamówień.

Koszty magazynowania produktów

Do istotnych kosztów, z jakimi muszą liczyć się przedsiębiorcy prowadzący e-sklep, należą wydatki związane ze składowaniem produktów. Utrzymanie zapasu w magazynie to nie tylko koszt kapitału zamrożonego w towarze, ale także w dużej mierze koszt jego bieżącego przechowywania.

Jak określić koszt składowania? Najprostsze wyliczenie, bazujące na dość dużym uproszczeniu średniej matematycznej, polega na ustaleniu całkowitych miesięcznych kosztów magazynu (czynsze, media, ubezpieczenia) oraz średniego dziennego zapasu w sztukach.

Jeżeli dla przykładu koszty stałe naszego centrum logistycznego wynoszą 60 000 PLN, a średni dzienny zapas to 10 000 sztuk produktów, to średni dzienny koszt składowania sztuki produktu wynosi 0,20 PLN.

O wiele trudniej jest wyliczyć koszt ważony, uzależniony od przestrzeni, jaką zajmują konkretne produkty w magazynie. Tutaj najbardziej miarodajnym wskazaniem byłoby wyliczenie z jednej strony objętości produktów, z drugiej zaś – nominalnej dostępnej objętości w magazynie i przeliczenie koszu.

Przykład dla ważonego kosztu składowania towaru:

• pojemność magazynu: 2500 półek po 0,15 m3 każda = 375 m3
• koszt magazynu: 60 000 PLN
• koszt za m3 za dobę: 5,25 PLN (średnio 30,5 dnia w miesiącu)
• koszt 1 dm3 za dobę: ok 1 grosza

W skrócie oznacza to, że przy pełnym zatowarowaniu magazynu składowanie każdej sztuki o objętości ok. 1 litra kosztuje 1 grosz dziennie. Cena ta wydaje się niezwykle atrakcyjna, natomiast problem pojawia się, kiedy zatowarowanie jest niepełne. Przy połowie zajętości półek koszt rośnie już dwukrotnie, co oznacza, że każdy taki produkt składowany przez np. 3 miesiące pomniejsza naszą marżę o niecałe 2 PLN.

Warto zwrócić uwagę, że im większy objętościowo jest składowany produkt, tym koszt jego składowania jest wyższy. Np. krzesełko biurowe w kartonie 40/60/60 cm daje objętość 144 dm3, co oznacza dzienny koszt składowania na poziomie 1,44-2,88 PLN. W skali miesiąca oznacza to miesięczny koszt składowania zapasu 10 sztuk krzeseł w przedziale 430-860 PLN.

Sezonowość zapasów w magazynie

Z punktu widzenia płynności finansowej i dopasowania strony kosztowej w przedsiębiorstwie do przychodów, w aspekcie magazynowania największym wyzwaniem jest duża sezonowość zapasów.

Jeżeli biznes oparty jest na w miarę stałej i przewidywalnej liczbie zamówień, a dostawy realizowane są w obrocie krajowym lub unijnym – wtedy ten czynnik ma stosunkowo niewielkie znaczenie i koszty składowania są w miarę przewidywalne i łatwo policzalne.

W przypadku biznesu z bardzo dużą sezonową różnicą obrotów, a także w biznesie opartym o skumulowany import towarów na przykład z Dalekiego Wschodu, problem jest jednak o wiele poważniejszy. Koszt magazynu jest w miarę stały, a jego powierzchnia musi być dostosowana do przyjęcia i przetworzenia dużej ilości towarów w krótki okresie czasu. W przypadku importu – dochodzi do tego jeszcze tak zwany martwy skład czyli okres, w którym towar już wjechał na magazyn, a sezon sprzedaży jeszcze się nie zaczął. W wyniku sezonowej struktury sprzedaży często mamy do czynienia z magazynem, który jest przez ¾ roku wypełniony w połowie lub nawet poniżej, a tuż przed szczytem handlowym jego obłożenie nierzadko przekracza 100% nominalnej pojemności.

Sytuacja taka ma ogromy wpływ na rentowność biznesu. W okresie „chudym” mamy niezwykle duże obciążenie każdej sprzedanej sztuki niewspółmiernie wysokim kosztem składowania, a w czasie prosperity brykamy się z brakiem wolnej przestrzeni. Tego typu model biznesowy można sensownie bilansować i wyliczać rentowność jedynie w skali rocznej, i to pod warunkiem, że okres „tłusty” zapewnia odpowiednią marżę na pokrycie zawyżonych kosztów poza sezonem.

Koszty osobowe w logistyce

Podobnie dużym wyzwaniem jest rachunek kosztów logistycznych w e-commerce wynikających z kosztów zatrudnienia.

Zespół stałych pracowników magazynowych ma pewną określoną wydajność w przeliczeniu na osobę. Krótkotrwale da się to podnieść nadgodzinami, czy po prostu chwilowym przyśpieszeniem operacji, ale mimo wszystko zespół 3 lub 4 osób nie będzie w stanie przez dwa tygodnie z rzędu realizować np. 700-800 zamówień dziennie. Jednocześnie poza sezonem, przy 400-500 zamówieniach na dzień, mamy do czynienia z niewykorzystanym potencjałem roboczym, którego utrzymanie oczywiście kosztuje.

Jednym ze sposobów na poradzenie sobie z tym wyzwaniem jest korzystanie z pracowników sezonowych lub agencji pracy czasowej. Rozwiązanie to nie jest jednak idealne przez wzgląd na poniższe czynniki:

• jeżeli w firmie brakuje łatwego w obsłudze systemu magazynowego, a produkty z półek są pobierane częściowo „z pamięci” magazyniera – wdrożenie nowego pracownika nawet na krótki czas będzie sporo kosztować
• nawet jeżeli dysponujemy systemem magazynowym oraz czytelnymi oznaczeniami regałów i półek, to i tak należy się liczyć z okresem obniżonej z początku efektywności nowego pracownika oraz z kosztem utrzymywania dodatkowych licencji na system WMS i urządzeń do jego obsługi

Podobnie jak to ma miejsce w przypadku kosztów magazynowych, także koszty osobowe mogą negatywnie wpłynąć na bilans ekonomiczny działalności e-commerce, jeżeli właściciel biznesu nie jest ich w stanie powiązać i dopasować do przychodów w pewnych przedziałach czasowych.

Koszty zewnętrzne

Praktycznie wszędzie w biznesie działa zasada „duży może więcej”. W e-commerce, w przypadku kosztów zewnętrznych przekłada się to zarówno na jednostkowe ceny opakowań, jak i na koszty przesyłek.

Najtrudniejsze wyzwanie stoi przed tymi, którzy dopiero startują, albo gwałtownie rosną. Brak danych historycznych lub niskie uprzednie wolumeny nie pozwalają na uzyskanie atrakcyjnych cen na kartony czy usługi kurierskie, co z kolei negatywnie odbija się na rachunku kosztów całości przedsięwzięcia.

Koszty własne a koszty fulfillment

Ideą usług fulfillment w aspekcie kosztowym jest jak największy udział kosztów zmiennych w całości kosztów operacji logistycznych e-commerce. Dotyczy to zarówno kosztów składowania, jak i kosztów związanych z realizacją zamówień.

Standardowo cenniki operatorów logistycznych przewidują opłaty dobowe za jednostkę składowania (np. za półkę za dobę, za paletę za dobę). Czasem ma to postać opłat za metr sześcienny za miesiąc, natomiast ten przelicznik jest w Polsce bardzo mało popularny.

Przy ustalonych w umowie uśrednionych poziomach zapasu, operator logistyczny gwarantuje nam dynamiczne naliczanie kosztów magazynowania zależnie od faktycznej ilości towarów w magazynie. Jeżeli np. mamy w magazynie średnio 10 000 sztuk podobnych produktów dziennie i płacimy za nie X PLN miesięcznie, a na sezon przyjeżdża dostawa, która dwukrotnie podnosi stany, ale sprzedaje się ona w 14 dni – oznacza to, że już po 2 tygodniach nasz dzienny koszt magazynowania wraca do stosunkowo stałego poziomu. W magazynie własnym taki efekt jest niemożliwy do osiągnięcia ze względu na stały charakter kosztów utrzymania obiektu.

Jeszcze ciekawiej wygląda sytuacja w przypadku kosztów związanych z realizacją zamówień. Są one wprost powiązane z ilością operacji i zwykle, przy w miarę jednorodnych procesach (dość powtarzalne zamówienia) pozycja na fakturze „realizacja zamówień” obliczana jest wg wzoru X*Y, gdzie X to cena za obsługę zamówienia, a Y to ilość zamówień w danym miesiącu. Jest to najlepszy możliwy wariant umożliwiający powiązanie przychodów z kosztami, jak przedstawiono poniżej.

więcej zamówień = większa sprzedaż = większy koszt na fakturze

mniej zamówień = mniejsza sprzedaż = mniejszy koszt na FV od operatora fulfillment

Kiedy warto zdecydować się na fulfillment?

Wybór zewnętrznego operatora logistycznego zamiast własnego magazynu jest atrakcyjny i zasadny biznesowo szczególnie w opisanych powyżej przypadkach: duża rozpiętość pomiędzy najmniejszym a największym stopniem zapełnienia magazynu oraz duże różnice pomiędzy ilościami zamówień w sezonie i poza nim oraz duże skoki zamówień w krótkich okresach czasu.

Argumenty związane z wewnętrznymi kosztami logistycznymi to jednak nie wszystko. Na przykład w ramach usługi InPost Fulfillment klienci mogą korzystać z atrakcyjnych cen opakowań, często nieosiągalnych dla pojedynczych, mniejszych odbiorców. Mają oni także dostęp do bardzo atrakcyjnych cen na przesyłki w ramach usług Paczkomat® i Kurier InPost. Wszystko to dzięki synergii usług przewozowych i logistycznych świadczonych przez InPost.

W rachunku ekonomicznym biznesu e-commerce stałe i zmienne koszty bezpośrednio powiązane z logistyką to jednak nie wszystko. Nie należy zapominać o wysokich kosztach początkowych urządzenia własnego magazynu, kosztach szkoleń, utrzymania jakości czy też o potencjalnych kosztach skalowania operacji. Korzystając z usług InPost Fulfillment, koszty te są praktycznie pomijalne dzięki zerowej barierze wejścia (systemy i infrastrukturę dostarcza operator), a wraz ze wzrostem skali operacji możemy liczyć na optymalizację cen, co wyraźnie może się przełożyć na rentowność sprzedaży e-commerce.